Dando por sentado que las operaciones elementales de trabajo con tablas son ya conocidas por el alumno, vamos a recorrer el resto de posibilidades de trabajo con estas valiosas e interesantes estructuras llamadas tablas.
Nota: Todas las posibilidades de trabajo con tablas las podremos realizar mediante estas 3 herramientas de Word:
1.- Menú desplegable de Tabla.
2.- Barra de herramientas de tablas y bordes (que se visualiza o no mediante este botón de la barra de herramientas estándar).
3.- Menús de contexto en los diferentes lugares de la tabla.
Aplicar formato a una tabla
Aplicar formato a una tabla supone dibujar las líneas de división entre celdas y columnas así como aplicar sombreados y tramas al espacio determinado por las celdas.
Podemos emplear cuatro procedimientos para aplicar formato a una tabla:
• Opción Bordes y sombreado del menú de Formato.
• Opción Dibujar tabla del menú de Tabla. Presenta la barra de herramientas de Tablas y bordes.
• Opción Autoformato de tablas del menú Tabla.
Opción Bordes y sombreado del menú de Formato
La opción Bordes y sombreado del menú de Formato, como ya se ha visto en este curso, se puede aplicar a párrafos, textos, páginas y también a celdas. Este sería nuestro caso. El manejo del cuadro de diálogo ya se explicó con suficiente detalle en la lección de Otras opciones de formato de este curso. Indicamos unas líneas generales para aplicar formato empleando esta opción:
1. Seleccionar la celda o el grupo de celdas a las cuales se les quiere dar formato.
2. Seleccionar la opción Bordes y sombreado del menú de formato.
3. Aplicar la opciones necesarias de las solapas de Bordes y Sombreados.
4. Salir del cuadro de diálogo con la opción Aceptar.
Opción Dibujar tabla del menú de Tabla
Al elegir esta opción se despliega la barra de herramientas de Tablas y Bordes desde la cual podemos aplicar formato a la tabla elegida
Aplicar un borde.
1. Seleccionar el estilo de línea, grosor y color de la misma.
2. Seleccionar el botón Dibujar tabla . El puntero del ratón toma forma de lapicero.
3. Arrastrar el lapicero por encima del borde al cual le queremos dar formato.
4. Desactivar el botón de Dibujar tabla.
Atención: Si a la hora de dar formato a un borde no se arrastra con el lapicero por encima justo de la línea de división, lo que se consigue, en vez de aplicar un formato de línea, es crear una nueva celda o columna. Se necesita, por lo tanto, precisión en los trazados.
Quitar el formato a un borde.
Para quitar el formato a un borde actuar como en el caso anterior pero eligiendo de la lista de estilos de tipos de línea el estilo Sin borde. Este tipo de opciones en las listas de elementos "a elegir", suelen encontrarse o bien arriba del todo de la lista o bien abajo del todo (en este caso es la primera opción).
Nota: La goma de borrar no quita el formato sino que lo que consigue es combinar celdas (borra la línea).
Aplicar varios bordes a la vez.
1. Seleccionar las celdas a las cuales se quiere cambiar los bordes.
2. Seleccionar el tipo de borde, estilo, grosor y color.
3. Seleccionar los bordes de aplicación, para ello pulsar en la flecha del botón de bordes y elegir de la lista que se despliega el estilo. Se aplicará el estilo de línea a los bordes indicados de la selección inicial.
Aplicar un sombreado.
1. Seleccionar las celdas a las cuales se quiere aplicar un sombreado.
2. Seleccionar el tipo de sombreado mediante el botón Color del sombreado.
Nota: Desde esta opción sólo se pueden aplicar sombreados sólidos de un determinado color. No existe la posibilidad de degradados u otros efectos.
Opción Autoformato de Tabla
Mediante esta opción del menú de Tabla podemos aplicar de una sola vez, un estilo de formato establecido y mínimamente configurable a toda una tabla. Para aplicar este formato actuar como sigue:
1. Situar el cursor dentro de una celda de la tabla a la cual le queremos dar formato (cualquiera).
2. Seleccionar la opción Autoformato de tablas del menú tabla o pulsar sobre el botón de la barra de herramientas de Tablas y bordes. Se desplegará el siguiente cuadro de diálogo:
3. Elegir el estilo de la lista de formatos, el aspecto que tendrá nuestra tabla queda reflejado en la ventana de Vista previa.
4. Cambiar las opciones configurables del estilo elegido.
5. Salir del cuadro con la opción Aceptar.
Nota: El estilo tabla normal permite eliminar todo el formato a una tabla.
Ejemplo de tabla aplicando un estilo de Autoformato:
Distintas maneras de cambiar el formato a una tabla
Se explican en este apartado las opciones que permiten al usuario modificar la estructura de una tabla, (número de filas, columnas, disposición de las celdas), una vez ya está insertada. Todas estas operaciones se pueden tomar del menú Tabla, del menú contextual (botón derecho del ratón), o mediante los botones de la barra de herramientas de Dibujar tabla.
Insertar filas y columnas
Para insertar filas y columnas se procede de la forma siguiente:
1. Seleccionar la fila o bloques de filas a insertar. Se insertarán tantas filas como haya seleccionadas, desplazándose éstas hacia abajo. En el caso de tratarse de columnas se insertan tantas columnas como haya seleccionado desplazándose hacia la derecha.
2. Seleccionar la opción Insertar filas / columnas del menú de Tabla.
Si se desea insertar una fila al final, poner el cursor en el final de la última celda y pulsar la tecla TAB.
Para insertar una columna al final seleccionar el borde derecho de la tabla, tal como aparece en la imagen siguiente y seleccionar la opción Insertar columnas del menú de Tabla.
Eliminar filas y columnas
1. Seleccionar el bloque de filas o columnas que se quieren eliminar.
2. Seleccionar la opción Eliminar filas / columnas del menú de Tabla.
Si lo que se desea es borrar la información contenida en las celdas, bastará con seleccionar dichas celdas y pulsar la tecla SUPR.
Inserción de celdas
1. Seleccionar, a partir de la celda en que se quieren insertar las celdas, el bloque de celdas que se quiere insertar.
2. Desplegar el menú Tabla y seleccionar la opción Insertar celdas, se visualizará el siguiente cuadro de diálogo:
3. Seleccionar el botón de la opción correspondiente al efecto que se quiera conseguir, y pulsar el botón Aceptar.
Ejemplo:
Celdas seleccionadas.
Desplazar celdas hacia abajo.
Desplazar celdas hacia la derecha.
Insertar una fila completa.
Insertar una columna completa.
Supresión de celdas
El proceso es análogo al anterior:
1. Seleccionar el bloque de celdas a eliminar.
2. Desplegar el menú de Tabla y seleccionar la opción Eliminar celdas. Se visualiza el siguiente cuadro de diálogo:
3. Seleccionar el botón de opción correspondiente al efecto que se desee conseguir.
4. Seleccionar el botón Aceptar.
Unir y dividir celdas
La opción Combinar celdas del menú de Tabla permite unir un bloque de celdas seleccionado, convirtiéndolas en una sola celda.
Mediante la opción dividir celdas conseguimos dividir una celda en un número de filas y columnas indicado
Opción Dibujar tabla del menú de Tabla
Al elegir esta opción se despliega la barra de herramientas de Tablas y Bordes desde la cual podemos aplicar formato a la tabla elegida.
Opción Dibujar tabla del menú de Tabla
Al elegir esta opción se despliega la barra de herramientas de Tablas y Bordes desde la cual podemos aplicar formato a la tabla elegida.
Ejemplos de celdas combinadas y divididas.
Importante: No es lo mismo tener varias celdas combinadas en una sola celda, que varias celdas que, mediante bordes y combreado (o barra de herramientas de tablas y bordes) las hemos quitado el borde. En este segundo caso, hay celdas, varias celdas, pero que por carecer de línea (borde) se visualizarán e imprimirán como si fuera una sola celda grande. Para evitar estas posibles sorpresas, conviene tener la opción del menú desplegable de tabla llamada Mostar líneas de división activada. Veamos:
Dividir tablas
Podemos dividir una tabla en dos y de esta forma insertar texto o gráficos entre ellas.
1. Situar el cursor en una celda cualquiera de la nueva primera fila de la nueva tabla que se creará.
2. Desplegar el menú de Tabla y seleccionar la opción Dividir tabla.
Nota: A partir de la versión 2000 de Word, cuando se sobrevuela una tabla aparece en la esquina superior izquierda un selector en forma de cuadradito con cuatro flechas cardinales dentro desde el que se puede seleccionar toda la tabla, por ejemplo para eliminarla o bien para desplazarla arrastrando.
Procedimiento para insertar un encabezado y un pie de página
1. En el menú Ver, haga clic en Encabezado y pie de página.
2. Haga clic en la ficha Configuración de impresora.
3. En Encabezados y pies de página, siga uno de los procedimientos siguientes:
Para agregar un encabezado a la plantilla de formulario, haga clic en Encabezado.
Para agregar un pie de página a la plantilla de formulario, haga clic en Pie de página.
4. En los cuadros de diálogo Formato del encabezado o Formato del pie de página, haga lo siguiente:
Para insertar texto estático en el encabezado o pie de página, tal como el nombre de la compañía, escriba el texto que desea en los cuadros Imprimir formulario con este encabezado o Imprimir el formulario con este pie. De forma predeterminada, el texto estará alineado a la izquierda en el encabezado o pie de página del formulario impreso.
Para insertar texto variable en el encabezado o pie de página, tal como el número de página o la fecha, seleccione la opción que desea en la lista Insertar autotexto. Para incluir texto combinado con la variable, escriba el texto y la variable directamente en los cuadros Imprimir formulario con este encabezado o Imprimir el formulario con este pie. Por ejemplo, para imprimir "Página 1 de 3", "Página 2 de 3", etc., escriba Página &p de &P en los cuadros Imprimir formulario con este encabezado o Imprimir el formulario con este pie.
NOTA Puede obtener vínculos con más información sobre encabezados y pies de página en la sección Vea también, que podrá consultar cuando esté conectado a Internet.
• Lista de elementos de Autotexto
Para realizar esta acción Utilice este elemento de Autotexto Variable
Imprimir datos desde el formulario Campo Varía
Imprimir la fecha actual en formato corto* Fecha corta &d
Imprimir la fecha actual en formato largo* Fecha larga &D
Imprimir la hora actual* Hora (formato regional) &t
Imprimir la hora actual en formato de 24 horas Hora en formato 24 horas &T
Imprimir el número de página actual Página actual &p
Imprimir el número total de páginas Total de páginas &P
Alinear el texto a la derecha Mover texto a la derecha &b
Imprimir un único carácter "y" comercial & &&
5. Seleccione las opciones de formato que desea para el encabezado o pie de página.
6. Para comprobar cómo se van a mostrar los cambios en el formato impreso, haga clic en Vista preliminar en la barra de herramientas Estándar.
NOTA Los encabezados y pies de página sólo aparecen en la ventana Vista preliminar y en el formulario impreso, y no se verá en la ventana Vista previa normal.
Centrar el encabezado o el pie de página
De forma predeterminada, el encabezado o pie de página aparece en el lado izquierdo del formulario impreso. Para centrar el texto del encabezado o pie de página, debe rodear dicho texto con la variable &b.
1. En el menú Ver, haga clic en Encabezado y pie de página.
2. Haga clic en la ficha Configuración de impresora.
3. En Encabezados y pies de página, haga clic en Encabezado o en Pie de página.
4. En los cuadros Imprimir formulario con este encabezado o Imprimir el formulario con este pie, sitúe el punto de inserción al principio del texto del encabezado o pie de página y escriba &b.
5. Sitúe el punto de inserción al final del texto del encabezado o pie de página y escriba &b de nuevo.
Por ejemplo, para centrar el nombre de la empresa en el encabezado, escriba &bnombre&b, donde la variable nombre es el nombre de la empresa.
6. Para comprobar cómo se van a mostrar los cambios en el formato impreso, haga clic en Vista preliminar en la barra de herramientas Estándar.
NOTA Los encabezados y pies de página sólo aparecen en la ventana Vista preliminar y en el formulario impreso, y no se verá en la ventana Vista previa normal.
Alinear a la derecha un encabezado o pie de página
De forma predeterminada, el encabezado o pie de página aparece en el lado izquierdo del formulario impreso. Para alinear a la derecha el texto del encabezado o pie de página, debe colocar la variable &b antes del texto.
1. En el menú Ver, haga clic en Encabezado y pie de página.
2. Haga clic en la ficha Configuración de impresora.
3. En Encabezados y pies de página, haga clic en Encabezado o en Pie de página.
4. En los cuadros Imprimir formulario con este encabezado o Imprimir el formulario con este pie, sitúe el punto de inserción al principio del texto del encabezado o pie de página y escriba &b.
Por ejemplo, para alinear a la derecha el nombre de la compañía en el encabezado, debe escribir &bnombre, donde la variable nombre es el nombre de la compañía.
5. Para comprobar cómo se van a mostrar los cambios en el formato impreso, haga clic en Vista preliminar en la barra de herramientas Estándar.
NOTA Los encabezados y pies de página sólo aparecen en la ventana Vista preliminar y en el formulario impreso, y no se verá en la ventana Vista previa normal.
Procedimiento para cambiar las características de documento, el tamaño de la hoja, la orientación de la hoja y los márgenes
Nota: Desde esta opción sólo se pueden aplicar sombreados sólidos de un determinado color. No existe la posibilidad de degradados u otros efectos.
1. En el menú Ver, haga clic en Encabezado y pie de página para abrir el área del encabezado o pie de página en una página.
2. Para crear un encabezado, escriba el texto o incluya el gráfico en el área del encabezado.
3. Para crear un pie de página, haga clic en Cambiar entre encabezado y pie en la barra de herramientas Encabezado y pie de página para ir al área del pie de página y, a continuación, escriba el texto o incluya el gráfico.
4. Si es necesario, dé formato al texto mediante los botones en la barra de herramientas Formato.
5. Cuando termine, haga clic en Cerrar de la barra de herramientas Encabezado y pie de página.
Procedimiento para cambiar las características del documento tamaño de la hoja, la orientación de la hoja y los márgenes
Para cambiar el tamaño de página de etiquetas cuando se utiliza papel A4, siga estos pasos:
1. En el menú Herramientas, haga clic en sobres y etiquetas.
2. Seleccione la ficha etiquetas y, a continuación, haga clic en el botón Opciones.
3. En la lista de productos de la etiqueta, seleccione Avery estándar europeo.
4. En la lista número de producto, seleccione una etiqueta predefinida que tenga un A4 (por ejemplo, L7160) tamaño de página.
5. Haga clic en el botón Detalles, cambie la configuración para que coincida con las etiquetas personalizadas y, a continuación, haga clic en Aceptar.
Word mostrará un cuadro de diálogo le pide que guarde los cambios.
6. Haga clic en Aceptar.
La sección información de etiqueta del cuadro de diálogo mostrará ahora A4 como tamaño de página. Para cambiar a letra, repita estos pasos. En el paso 4, elija una etiqueta predefinida que tiene un tamaño de página de carta definido.
Puede cambiar la orientación del texto en los objetos de dibujo, como cuadros de texto, formas y llamadas, o en las celdas de tabla de modo que el texto se muestre vertical u horizontalmente.
1. Haga clic en el objeto de dibujo o en la celda de la tabla que contiene el texto que desee cambiar.
2. En el menú Formato, haga clic en Dirección del texto.
3. Haga clic en la orientación que desee.
Para cambiar los márgenes de un documento Word, sigue estos pasos:
• Haz clic en el menú Archivo y selecciona Configurar página
• En la ventana que se abre, haz clic en la pestaña Márgenes
• Por último, ingresa el margen superior, izquierdo y encuadernación para modificar las medidas que Word utiliza por defecto.
